Dynaamisen hankintajärjestelmän sisällä hankitaan käytettyjä ajoneuvoja Jyväskylän kaupungin käyttöön. Ajoneuvot ovat pääsääntöisesti henkilö- ja pakettiautoja. Ajoneuvojen tulee olla arvonlisäverovähennyskelpoisia ja dynaamiseen hankintajärjestelmään valittavan yrityksen omistuksessa.
Dynaamiseen hankintajärjestelmään valitaan kaikki vähimmäisvaatimukset täyttävät tarjoajat. Dynaaminen hankintajärjestelmä ei velvoita tilaajaa hankkimaan kaikkea tarvitsemaansa ajoneuvokalustoa sopimuksen kautta, vaan voi tehdä hankintoja myös erillisten kilpailutuksien tai hankintasopimuksien kautta.
Hankinta on kuvattu tarkemmin liitteessä 1 Sopimusluonnos. Dynaamisen hankintajärjestelmän kulku on kuvattu liitteessä 2.
Tämän dynaamisen hankintajärjestelmän sisäiset kilpailutukset voivat poiketa perinteisestä tarjouskilpailumallista. Käytettyjen ajoneuvojen osalta perinteinen kilpailutus, jossa hankintayksikkö asettaa tarjousten määräajan esim. kolmen (3) viikon päähän tarjouspyynnön julkaisusta ja jonka jälkeen tarjouksia aletaan käsittelemään, on havaittu ongelmalliseksi. Perinteinen malli rajoittaa tarjouksien saatavuutta, koska tarjouksen tulee olla sitova suhteellisen pitkän ajan käytettyjen ajoneuvojen myynnin toimintamallin osalta.
Hankintayksikkö voi käyttää sisäisissä kilpailutuksissa menettelyä, jossa hankintayksikön esittämä tarjousten määräaika tarkoittaa viimeistä ajankohtaa, johon asti tarjouspyyntö on voimassa. Hankintayksikkö voi käsitellä tarjouksia ja tehdä hankintatilauksia jo tarjouspyynnön voimassaolon aikana, mikäli ajoneuvot täyttävät vaadittavat ehdot. Mikäli vaatimukset täyttäviä ajoneuvoja on tarjottu hankintayksikön ilmoittamaa tarvetta enemmän, hankintayksikkö vertailee tarjouksia kokonaistaloudellisuuden mukaisesti. Kunkin sisäisen kilpailutuksen vertailuperusteet esitetään tarkemmin tarjouspyynnöissä. Tämän menettelyn tarkoituksena on vähentää tarjoajien riskiä sitoutumalla pidempään tarjouksen voimassaoloon. Hankintayksikkö voi päättää tarjouskilpailun jo ennen ilmoitettua määräaikaa, mikäli ilmoitettu tarve on saavutettu aikaisemmin.
